I.  Preparazione alla revisione

• In primo luogo, è fondamentale confermare le qualifiche delle parti coinvolte nel contratto, ispezionare la licenza commerciale, il certificato di registrazione fiscale e altri documenti pertinenti della controparte, al fine di garantire la legittimità delle operazioni commerciali e la conformità alle normative fiscali.

• Pertanto, è fondamentale verificare se l'importo del contratto corrisponde al budget del progetto. In caso di eccedenza, è necessario rivedere le procedure di approvazione. Controllare attentamente le informazioni relative all'importo nel testo del contratto, inclusa l'accuratezza dei calcoli per le varie spese, i prezzi unitari, le quantità, ecc., e garantire la coerenza con i materiali allegati, nonché la corrispondenza tra i numeri scritti in lettere maiuscole e minuscole.

• Chiarire se l'importo indicato nei termini del contratto è comprensivo delle tasse o al netto di esse, per poter calcolare correttamente l'imposta di bollo.

• Per i contratti quadro, è fondamentale concentrarsi sulla verifica della razionalità dell'importo contrattuale, assicurandosi che rientri nei limiti superiori e inferiori stabiliti.

II.  Esame delle clausole di pagamento

• Verificare se i termini del contratto sono conformi al sistema di gestione del credito dell'azienda. Nei contratti di appalto, di norma, non vengono effettuati pagamenti anticipati. I pagamenti avvengono a rate in base all'avanzamento dell'esecuzione, con un rapporto di pagamento stabilito in funzione del rating creditizio della parte cooperante. Eventuali casi particolari che richiedono pagamenti anticipati devono essere approvati dalla direzione. Nei contratti di vendita, è fondamentale prestare attenzione all'importo delle vendite a credito e ai tempi di riscossione, cercando di ridurre il periodo di incasso, con il rapporto e la durata delle vendite a credito determinati in base al rating creditizio della parte acquirente.

• Allo stesso tempo, verificare se il metodo di liquidazione del contratto è conforme alle norme aziendali. Ad esempio, se è previsto l'uso di metodi di regolamento elettronici come i bonifici bancari, si evitano i rischi fiscali derivanti dai pagamenti in contanti. In caso di imposte a monte anomale, l'ufficio delle imposte richiederà la presentazione dei contratti originali, dei contratti di trasporto e dei registri di trasferimento delle merci, degli ordini di stoccaggio e di uscita delle merci, dei certificati di pagamento bancario, ecc.

• I metodi di regolamento delle fatture includono assegni, cambiali e altri strumenti di pagamento. È importante prestare attenzione alla data di scadenza delle cambiali, nonché alle incertezze e ai rischi associati ai diversi tipi di cambiali.

• Infine, bisogna assicurarsi che il nome del conto beneficiario nel testo del contratto sia coerente con il nome della parte firmataria dello stesso.

III.  Revisione delle fatture

• È importante chiarire se l'importo indicato nel contratto di appalto rappresenti il prezzo comprensivo di tasse o al netto di tasse, poiché ciò influisce sul costo per l'impresa. Quando i fornitori, in qualità di contribuenti generici, emettono fatture speciali relative all'imposta sul valore aggiunto (IVA) con aliquote fiscali diverse, è possibile concordare una formula di calcolo. Ad esempio, si può stabilire che il costo dell'appalto al netto delle imposte sia pari al prezzo al netto delle imposte x (1 + l'aliquota fiscale della fattura speciale emessa dalla controparte). Tuttavia, è fondamentale prestare attenzione alla coerenza con le normative fiscali vigenti.

• Il contratto deve stabilire chiaramente il tipo di fattura da emettere, sia essa una fattura speciale o una fattura generale, e garantire che il contenuto della fattura sia coerente con le informazioni aziendali. I contribuenti di piccole dimensioni non possono compensare l'imposta sul valore aggiunto (IVA) con fatture speciali e, in genere, richiedono fatture IVAgeneriche. I contribuenti generali, invece, necessitano di fatture IVA speciali per la compensazione; tuttavia, nei casi in cui l'acquisto venga utilizzato per situazioni in cui l'importo dell'imposta a monte non può essere compensato (come nei progetti di semplice calcolo dell'imposta o nei progetti esenti da imposte), possono essere richieste fatture generiche.

• Eliminare le espressioni vaghe. Il tipo e il contenuto della fattura devono essere coerenti con il contenuto commerciale e la natura del contratto. Le valutazioni devono essere effettuate tenendo conto dell'ubicazione dell'istituzione della parte cooperante, del luogo in cui si svolge il lavoro e del contenuto dell'attività.

IV.  Trattamento fiscale

• Prestare attenzione a verificare se il tipo di contratto rientra tra i buoni imponibili nell'ambito della riscossione dell'imposta di bollo. Per i contratti imponibili, deve essere chiaro se l'importo indicato è comprensivo dell'imposta o al netto di essa. Se viene riportato solo l'importo totale comprensivo dell'imposta, la base di calcolo dell'imposta di bollo sarà l'importo totale comprensivo dell'imposta stessa. Se, invece, l'importo comprensivo dell'imposta e l'importo dell'imposta sono indicati separatamente, il prezzo comprensivo dell'imposta costituirà la base di calcolo dell'imposta. Dal punto di vista dell'imposta di bollo, concordare nel contratto un importo escluso per l'imposta può semplificare il calcolo dell'onere fiscale, ma deve essere conforme alle normative fiscali vigenti.

• La gestione dei contratti deve soddisfare i requisiti di controllo interno, assicurando che le transazioni commerciali, gli investimenti finanziari, i contratti di lavoro e simili siano privi di ambiguità e di potenziali rischi. La sottoscrizione dei contratti deve rispettare i requisiti di conformità e allinearsi alle normative nazionali e ai sistemi interni dell'azienda.

• Il processo di revisione dei contratti deve essere effettuato in conformità con il sistema di controllo interno dell'azienda e con il processo di gestione dei contratti, e deve soddisfare i requisiti della contabilità finanziaria.

• Per quanto riguarda il controllo del rischio dei fondi, è fondamentale prestare attenzione alla corrispondenza tra l'emissione della fattura e la consegna della merce, al fine di evitare perdite finanziarie.

• In termini di budgeting, è fondamentale prevedere le entrate e le uscite dei contratti esistenti e di quelli non ancora eseguiti, al fine di garantire la redditività complessiva dei contratti.

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